Lugu ilmus ajakirja Director aprillikuu väljaandes.
Osalesin üheksakümnendate aastate keskel rahandusministeeriumi noore osakonnajuhtajana tagantjärele vaadates täiesti arusaamatutel põhjustel sageli Mart Siimanni valitsuse kabinetinõupidamistel. Ministrite laudadel laiutasid kõrgete paberivirnadena ettevalmistatud valitsuskabineti päevakorrapunktide materjalid. Ei olnud ei laptope, iPade, nutitelefone ega muid tehnikavidinaid, mis oleks hajutanud tähelepanu fookust arutelu all olevalt teemalt. Kui siis vahest kiluvõileib ja pits konjakit.
Mul on sellele perioodile järgnenud 20 aasta jooksul olnud võimalus jälgida ja ise osaleda erinevate valitsuskabinettide töös. Trendina on arutelu kvaliteet muutunud ajas pidevalt nigelemaks. Mitte, et nutividinad oleksid halvad, ärge mõistke mind valesti, kuid inimeste võimekusele koosolekutel kontsentreeruda on nende mõju laastav. Nõupidamistel „tehakse keha“, mõtted uitavad väljal ringi.
Eelnev ei ole unikaalne valitsuse probleem. Sama väljakutse on kõigil kollegiaalsetel otsustusorganitel – kuidas hoida inimeste tähelepanu antud ajahetkel arutelu all oleval küsimusel? Kuidas inimesed oleksid mõttega kohal? Kuidas saada üle segajatest, unustada soov osaleda samal ajahetkel paljudes protsessides?
Minu kogemus on näidanud, et ainus võimalus on võtta võimalus multitaskinguks. Null tolerants sms’dele, tweetidele, FB sõnumite voole, emailidele jne koosoleku ajal. Kui inimene ei ole mõttega kohal, ei suuda saa kunagi täielikult mõista arutelu laiemat konteksti. See võib viia kõlbmatute otsusteni. Arutelu iseenesest ongi väärtus. Kui inimene sellesse ei panusta läbi aktiivse kuulamise, mõtlemise, rääkimise on ressursi raiskamine. Ellen Lager on oma raamatus Mindfulness öelnud väga hästi: To be mindful is to be in the present, noticing all the wonders that we didn’t realize were right in front of us.
Aga kuidas siis saada inimesi kontsentreeruma koosolekutel arutelu all olevale küsimusele? Oma praktikas olen püüdnud kokku leppida reeglid. Esimeseks reegliks on soovitus, et kui inimesel on teha midagi tähtsamat kui antud arutelul osalemine, siis võib ta teha seda kuskil mujal kui koosolekuruumis.
Lisaks aitavad fookust hoida süsteemsed pausid. Inimesed teavad, et iga tunni tagant on 10 minutit pausi, et tegeleda mailidele vastamise, helistamise, sõnumite saatmise või millegi muu pakilisega. See võtab maha inimestelt pinge kontrollida reaalajas, kas vahepeal pole alanud tuumasõda või kas sõber Mati pole twitteris säutsunud, et tema kass on saanud pojad.
Eleringis on meil kokku lepitud juhatuse koosoleku hea tava – osalejate omavaheline sotsiaalne kokkulepe, mis põhineb vastastikkusel austusel kolleegide vastu.
- Ole ettevalmistatud. Enne juhatuse koosolekut on kõik koosolekul osalejad tutvunud ettevalmistatud materjalidega.
- Mõtle läbi, mis on Sinu seisukohad ka küsimustes, mis ei pruugi otseselt puuduta Sinu vastutusalas olevaid teemasid.
- Ole positiivne ja respekteeriv kolleegide seisukohtade suhtes. Kuula teisi.
- Ole fokuseeritud kõnealusele teemale. Kasuta nutiseadmeid ainult ulatuses, mis on vajalik päevakorrapunktide aruteluks.
- Lülita mobiiltelefon hääletuks.
- Osale arutelul aktiivselt. Arvesta, et ei ole õigeid ja valesid seisukohti ning et eesmärk on jõuda tasakaalustatud otsusteni, mis võtavad parimal moel arvesse ettevõtte kui terviku huve.
- Kui Sa ei saa koosolekust osa võtta või pead lahkuma koosolekult enne lõppu ja Sind puudutav teema on päevakorras, leia endale asendaja.
